SumUp Kassendaten exportieren – warum der Export komplizierter ist als gedacht

Der Steuerberater braucht Ihre Kassendaten, das Finanzamt fragt nach einem Bericht, oder Sie wollen einfach wissen, wie viel Umsatz Sie letzten Monat gemacht haben. SumUp bietet Export-Funktionen – aber was genau exportiert wird, in welchem Format und ob der Steuerberater damit arbeiten kann, ist weniger offensichtlich als es sein sollte.

Warum „CSV exportieren“ oft nicht reicht

Verschiedene Berichte für verschiedene Zwecke: SumUp bietet Transaktionshistorie, Umsatzberichte und Abrechnungsberichte. Je nachdem, was Ihr Steuerberater braucht, ist der richtige Bericht ein anderer – und der ist nicht immer leicht zu finden.

CSV-Format mit Tücken: SumUp exportiert CSV-Dateien, die sich in Excel öffnen lassen. Aber: Das Dezimaltrennzeichen, das Datumsformat und die Spaltentrennzeichen können je nach System unterschiedlich interpretiert werden. Was in SumUp „10,50 Euro“ ist, zeigt Excel möglicherweise als „1050“ an.

Fehlende Angaben für das Finanzamt: Bei einer Kassenprüfung brauchen Sie nicht nur Umsätze, sondern Einzelbelege, Stornos, Zahlungsarten und TSE-Signaturen. Nicht alle dieser Daten sind über den Standard-Export verfügbar.

Zeiträume begrenzt: SumUp speichert Daten begrenzt. Wenn Sie ältere Transaktionen brauchen, müssen Sie diese rechtzeitig exportieren – später könnten sie nicht mehr verfügbar sein.

Was wirklich zu tun ist

1. Im SumUp-Dashboard einloggen – auf sumup.com oder in der SumUp-App unter „Umsätze“ oder „Transaktionen“.

2. Den richtigen Bericht wählen – Transaktionshistorie für Einzeltransaktionen, Umsatzbericht für Zusammenfassungen, Abrechnungsbericht für Auszahlungen an Ihr Bankkonto.

3. Zeitraum einstellen – den gewünschten Zeitraum präzise wählen. Für den Steuerberater: Monats- oder Quartalszeiträume.

4. CSV herunterladen und in Excel prüfen – nach dem Import: Stimmen die Zahlen? Werden Dezimalstellen korrekt angezeigt? Wenn nicht: Excel-Import-Assistent verwenden und Trennzeichen manuell setzen.

5. Regelmäßig exportieren – monatlich exportieren und archivieren. Nicht erst wenn der Steuerberater fragt.

Wann Sie das selbst schaffen – und wann nicht

Einen einfachen Umsatzbericht exportieren – das schafft jeder im SumUp-Dashboard.

Schwieriger wird es, wenn der Steuerberater ein bestimmtes Format braucht, die CSV-Datei in Excel falsch angezeigt wird, oder Sie Daten für eine Kassenprüfung aufbereiten müssen. Und wenn SumUp mit einer TSE-Kasse wie helloCash kombiniert wird, müssen die Daten aus beiden Systemen zusammengeführt werden.

Häufig gestellte Fragen

Welchen Bericht braucht mein Steuerberater?

Meistens die Transaktionshistorie als CSV mit Einzeltransaktionen, Datum, Betrag, Zahlungsart und MwSt.-Satz. Fragen Sie Ihren Steuerberater vorab, welche Spalten er braucht.

Wie lange speichert SumUp meine Daten?

SumUp speichert Transaktionsdaten, aber die Verfügbarkeit für den Export kann zeitlich begrenzt sein. Exportieren Sie monatlich und archivieren Sie die Dateien lokal.

Kann das per Fernwartung gemacht werden?

Ja. Wir helfen beim Export, korrigieren CSV-Formatierungsprobleme in Excel und bereiten die Daten für Ihren Steuerberater auf – per Fernwartung.