formwerk© routing — wir bringen Formular-Anfragen direkt zur richtigen Person.
Viele Betriebe haben nur ein Sammelpostfach. Kontakt, Bewerbung, Support, Reklamation, Angebot, Presse, Lieferanten: alles landet nebeneinander. formwerk© routing sortiert eingehende Formular-Mails nach Regeln, Tags und optionaler KI-Triage, damit jede Anfrage dort ankommt, wo sie bearbeitet wird.
und Kategoriezeilen
oder Formularfeld
Vor-Klassifikation
für erste Strecke
Nicht jede Formular-Mail gehört ins gleiche Postfach
Formulare erzeugen strukturierte Daten. Trotzdem werden sie oft als unstrukturierte E-Mail an eine allgemeine Adresse geschickt. Danach beginnt manuelle Sortierung: weiterleiten, Betreff ändern, Zuständigkeit suchen, Rückfragen stellen.
routing nutzt die Felder, die ohnehin im Formular stehen. Produkt, Standort, Anliegen, Dringlichkeit oder Abteilung werden zu Regeln. Daraus entstehen klare Betreff-Tags, Verteiler und Übergaben an CRM, Ticket-System oder Tabellen.
Was routing erledigt
Betreff-Tags
Aus „Neue Anfrage” wird „[ANGEBOT][Ahaus][PV] Neue Anfrage”. Das ist sofort sortierbar.
Zuständigkeit
Formularfelder entscheiden, ob Vertrieb, Support, Personal oder Buchhaltung die Mail bekommt.
Prioritäten
Begriffe wie Ausfall, Frist, Kündigung oder Rückruf können eine höhere Priorität auslösen.
Standorte
Mehrere Filialen oder Regionen bekommen ihre eigenen Zieladressen und Kopien.
Anhänge
Uploads können nach Typ, Größe und Anliegen gesondert markiert oder abgelehnt werden.
CRM-Übergabe
Auf Wunsch entsteht zusätzlich ein strukturierter Datensatz für CRM, Tabelle oder Ticket-System.
KI-Zusammenfassung
Lange Nachrichten werden optional in zwei Sätzen zusammengefasst, bevor sie weitergeleitet werden.
Audit-Spur
Wichtige Routing-Entscheidungen können protokolliert werden, damit später nachvollziehbar bleibt, was passiert ist.
So sieht eine geroutete Anfrage aus
Der Unterschied steckt im Betreff und in den Metadaten. Menschen sehen sofort, worum es geht.
Ablauf beim Routing
Postfach ansehen
Sie zeigen typische Anfragen und Zielzuständigkeiten.
Regeln bauen
Wir übersetzen Felder, Begriffe und Standorte in Routing-Regeln.
Testlauf
Beispielanfragen laufen durch die Regeln, ohne echte Kundenkommunikation zu stören.
Betrieb
Die Regeln laufen mit und werden bei neuen Kategorien angepasst.
Was formwerk© routing nicht ist
- Kein Ersatz für ein vollständiges CRM.
- Kein Rechts- oder Personalentscheidungsautomat.
- Keine stille KI-Entscheidung ohne klare Markierung.
- Kein Massenmail-Versand.
- Kein Zugriff auf Ihr gesamtes Postfach, wenn nur Formular-Mails geroutet werden sollen.
So sieht eine Routing-Regel-Tabelle aus
Eingehende Nachrichten werden anhand einfacher, nachvollziehbarer Regeln an die richtige Person weitergeleitet. Wenn Sie wollen, schalten wir zusätzlich eine KI-Triage davor, die bei unklaren Fällen einspringt.
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Das Sammelpostfach muss nicht alles allein tragen.
Wir nutzen die Struktur Ihrer Formulare, damit Anfragen schneller ankommen, weniger weitergeleitet werden und Zuständigkeiten sichtbar sind.
Anfrage stellen 02562 187 99 13Häufig gestellte Fragen
Brauche ich dafür ein CRM?
Nein. Routing kann auch nur mit E-Mail arbeiten. CRM-Übergabe ist optional.
Kann KI die Anfragen sortieren?
Ja, wenn Regeln nicht reichen. Dann klassifiziert die KI den Inhalt und markiert die Entscheidung sichtbar.
Werden alle Postfächer gelesen?
Nein. Wir arbeiten idealerweise direkt am Formular-Endpoint oder mit einem dedizierten Eingang für Formular-Mails.
Kann ich Regeln später ändern?
Ja. Im Service-Paket sind Anpassungen enthalten. Bei Einmalprojekten rechnen wir Änderungen nach Aufwand.
Was passiert bei uneindeutigen Anfragen?
Sie gehen an ein definiertes Standardpostfach und werden als „unklar” markiert.
Kann routing mit spamwehr kombiniert werden?
Ja. Spamwehr kann vor dem Routing prüfen, damit Bot-Mails gar nicht erst verteilt werden.
Geht das mit mehreren Standorten?
Ja. Standort, PLZ, Auswahlfeld oder Domain können als Routing-Signal dienen.
Kann routing priorisierte Alarme auslösen?
Ja. Bestimmte Begriffe oder Formularwerte können eine gesonderte Mail oder Teams-/Slack-Meldung auslösen.